Polityka prywatności serwisu SEATRANS
Niniejszy dokument wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzane są dane osób korzystających z serwisu seatrans.com.pl, przesyłających zapytania transportowe, kontaktujących się telefonicznie, e-mailowo lub przez WhatsApp oraz podejmujących współpracę z SEATRANS.
Polityka obejmuje dane przekazywane bezpośrednio przez użytkownika oraz dane techniczne powstające podczas korzystania ze strony. Została przygotowana zgodnie z zasadami przejrzystości określonymi w RODO.
1. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych jest podmiot prowadzący serwis i markę SEATRANS, dostępny pod adresem Al. Grunwaldzka 472, 80-309 Gdańsk. W sprawach dotyczących prywatności i realizacji praw można skontaktować się e-mailowo: kontakt@seatrans.com.pl lub telefonicznie: 504 907 104.
Informacja przed publikacją: jeżeli SEATRANS jest nazwą handlową, w tym miejscu należy dopisać pełną firmę lub imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz — zależnie od formy działalności — NIP, KRS albo REGON.
2. Jakie dane mogą być przetwarzane
W zależności od sposobu kontaktu mogą to być: imię i nazwisko, nazwa firmy, numer telefonu, adres e-mail, treść wiadomości, dane dotyczące ładunku, trasy, terminów i dokumentów transportowych, dane rozliczeniowe oraz informacje techniczne, takie jak adres IP, typ urządzenia, przeglądarka, data żądania i dzienniki bezpieczeństwa serwera.
Prosimy nie przekazywać danych szczególnych kategorii ani informacji, które nie są potrzebne do wyceny lub realizacji usługi.
3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel | Podstawa prawna | Przykładowy okres |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie wyceny | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem umowy; w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze korespondencji | Do zakończenia rozmów, a następnie zwykle do 12 miesięcy, chyba że powstanie współpraca lub roszczenie |
| Zawarcie i wykonanie umowy transportowej lub spedycyjnej | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Przez czas współpracy i później przez okres przedawnienia roszczeń |
| Obowiązki podatkowe, rachunkowe i dokumentacyjne | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | Przez okres wymagany przez właściwe przepisy |
| Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Do upływu właściwego terminu przedawnienia |
| Bezpieczeństwo serwisu, zapobieganie nadużyciom i diagnostyka | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Zwykle od kilku dni do kilku miesięcy, zależnie od rodzaju logów i incydentu |
| Technologie opcjonalne, np. preferencje, analityka lub marketing | art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda wymagana przez przepisy dotyczące przechowywania informacji na urządzeniu użytkownika | Do wycofania zgody, wygaśnięcia ustawienia lub maksymalnego okresu wskazanego w Polityce cookies |
W konkretnym przypadku okres może zostać wydłużony, gdy wymaga tego prawo, toczy się spór albo dane są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
4. Odbiorcy danych
Dane mogą być udostępniane wyłącznie w niezbędnym zakresie dostawcom hostingu i poczty, podmiotom zapewniającym obsługę IT, księgowość, usługi prawne, bezpieczeństwo, przewoźnikom, armatorom, agentom, terminalom, operatorom portowym, magazynom, agencjom celnym oraz innym uczestnikom łańcucha dostaw, gdy jest to potrzebne do przygotowania oferty lub realizacji zlecenia.
Dane mogą być również przekazane organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z prawa. Administrator nie sprzedaje danych osobowych.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Charakter transportu międzynarodowego może wymagać kontaktu z kontrahentami i uczestnikami łańcucha dostaw poza EOG. Jeżeli wiąże się to z przekazaniem danych osobowych, administrator stosuje odpowiednią podstawę prawną i zabezpieczenia wymagane przez RODO, np. decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne albo wyjątek przewidziany w art. 49 RODO — zależnie od sytuacji.
Usługi zewnętrzne uruchamiane na podstawie zgody mogą również powodować przekazywanie danych poza EOG; szczegóły są opisane w Polityce cookies i dokumentacji danego dostawcy.
6. Prawa osoby, której dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO przysługują prawa: dostępu do danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Wniosek można wysłać na adres kontakt@seatrans.com.pl. Przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Dobrowolność podania danych i automatyczne decyzje
Podanie danych jest dobrowolne, lecz brak danych kontaktowych lub informacji niezbędnych do wyceny może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi albo realizację usługi. Dane nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany.
8. Bezpieczeństwo i aktualizacje
Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do ryzyka, w szczególności kontrolę dostępu, kopie zapasowe, aktualizacje systemów, ochronę poczty i serwera oraz ograniczanie zakresu danych do niezbędnego minimum.
Polityka może być aktualizowana wraz ze zmianą serwisu, dostawców lub przepisów. Aktualna wersja jest zawsze publikowana na tej podstronie.